Ersteinrichtung Kundenportal

Ein Assistent führt Sie hier durch die wichtigsten Schritte zur Einrichtung des Kundenportals.

Seite Allgemein

Vergeben Sie hier eine Subdomain, unter der das Kundenportal für die Kunden des Mandanten erreichbar sein soll. Diese Subdomain wird auch in Links verwendet, die in den E-Mailbenachrichtigungen auf das Kundenportal verweisen.

Geben Sie an, ab welchem Belegdatum frühestens Belege mit dem Kundenportal synchronisiert werden sollen. Belege, die ein Belegdatum vor der hier getroffenen Datumsangabe besitzen, werden nicht auf das Kundenportal hochgeladen.

Bitte beachten Sie, dass Belege, die länger als 14 Tage in der Vergangenheit liegen, keine Benachrichtigung an Ihre Kunden auslösen.

Hinweis: Die Festlegungen unter “Allgemein” können nach Freigabe des Kundenportals nicht mehr geändert werden, ohne das Kundenportal zu deaktiveren und die Ersteinrichtung zu wiederholen.

Seite Belegarten

Das Kundenportal ermöglicht die Synchronisation aller relevanter Ausgangsbelege mit der SelectLine. Wählen Sie auf dieser Seite die Belegarten aus, auf die Ihre Kunden zugreifen darf.

Durch das Aufklappen einer Belegart sind weitere Einstellungen je Belegart möglich. Vergeben Sie eine Bezeichnung des Beleges in Ein- und Mehrzahl, die Kunden auf der Belegdownload Seite sehen sollen. Wählen Sie eine Druckvorlage aus der Warenwirtschaft aus, die für alle Kunden verwendet wird und legen Sie fest, ob die Sichtbarkeit nach dem Anlegen eines Beleges, nach dem Drucken oder nach dem Erledigen (bei Verwendung des Belegbearbeitungsstatus) erfolgen soll.

Des Weiteren können Sie festlegen, ob eine E-Mail-Benachrichtigung versendet werden soll. Der Auslöser zum Versenden entspricht dem der Sichtbarkeit.

“E-Mail-Vorlage bearbeiten” Für jede Belegart können Sie den E-Mailtext individuell konfigurieren.

“Hauptbelegart” Wählen Sie die Belegart aus, unter der alle in der Belegkette folgenden Belege für Ihre Kunden gruppiert werden sollen. Sie können nur aus den für den Kunden sichtbaren Belegen auswählen.

Diese Einstellungen können nach der Freigabe des Kundenportals ergänzt und geändert werden.

Seite Oberfläche

Unter “Oberfläche” legen Sie die Startseite des Kundenportals fest.
Vergeben Sie hier einen Anzeigenamen, Slogan und einen kurzen Beschreibungstext. Geben Sie die Webseite des Unternehmens, den Anzeigenamen der Webseite sowie die Kontaktmöglichkeit an. Laden Sie ein Teaserbild hoch, welches auf der Startseite des Kundenportals allen Ihren Kunden angezeigt wird. Die Anpassungen sehen Sie darunter und können dort zwischen einer Mobil- und Desktopansicht wechseln.

Diese Einstellungen sind bei der Ersteinrichtigung opional und können nach der Freigabe des Kundenportals ergänzt und geändert werden.

Seite Unternehmensinformationen

Unter “Unternehmensinformationen” sind folgende Daten des Unternehmens zu hinterlegen:

• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort
• Land
• Umsatzsteuer-ID
• Handelsregister
• Handelsregisternummer

Diese Informationen werden in den Benachrichtigungs-E-Mails eingebettet, z.B. im Impressum der E-Mails. Damit wird der Bezug zum Unternehmens hergestellt und der Kunde nutzt das Kundenportal durch eine höhere Akzeptanz der erhaltenen E-Mail.

Hinweis: Wenn eines der Informationen nicht vorhanden ist, dann kann ein Minuszeichen eingetragen werden. Im Nachgang sollte zusätzlich der Platzhalter unter “Unternehmen” –> “E-Mail-Vorlagen” –> “Impressum in Kunden-E-Mails” gelöscht werden. Anderfalls steht das Minus an der entsprechenden Stelle der E-Mail.

Seite Zusammenfassung

Hier sehen Sie alle getroffenen Einstellungen übersichtlich angezeigt. Entscheiden Sie, ob Sie das Kundenportal sofort oder später freigeben. Wenn Sie das Kundenportal sofort freigeben, werden an alle Kunden, die in der SelectLine die Option “Kundenportal verwenden” aktiviert haben und für die ein aktueller Beleg existiert, Benachrichtigungen versendet (sofern dies auf der Seite Belegarten eingestellt wurde).

Darüber hinaus wird die Übersichtsseite angezeigt und Sie können von dort aus in die verschiedenen Bereiche navigieren.

Wenn Sie das Kundenportal später aktivieren, gelangen Sie ebenso auf die Übersichtsseite, aber in der Kachel “Kundenportal” steht “nicht veröffentlicht”. In diesem Fall werden auch noch keine Benachrichtigungen versendet.

Hinweis: Auch wenn das Kundenportal noch nicht frei gegeben wurde, ist die Subdomain und das Datum für das frühest synchronisierenden Beleges nicht mehr änderbar, ohne das Kundenportal wieder zu deaktiveren und die Ersteinrichtung erneut vorzunehmen.