Stapelbuchen

Buchen / Stapelbuchen

Zuerst wird der Buchungsstapel angelegt.
Es können monatlich wiederkehrende, transitorische, individuelle oder einmalige Buchungen im Stapel erfasst und bereitgehalten werden.

Einmalige Verarbeitung:

Der Stapel wird nach dem Verarbeiten der Positionen automatisch gelöscht.

Wiederkehrende Verarbeitung:

Ein so geschlüsselter Stapel kann wiederholt verarbeitet werden. Der Datensatz bleibt mit allen Positionen auch nach der Verbuchung bestehen.

Transitorische Buchung:

Um die periodengerechte Abgrenzung (RAP) von Positionen zu vereinfachen, kann hierfür ein entsprechender Stapel angelegt werden. Wird der Stapel zum ersten Mal verarbeitet, erfolgt die Buchung der hinterlegten aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungen (Neutralisierung Aufwand bzw. Ertrag im aktuellen Jahr) zum letzten Tag des Geschäftsjahres. Bei der zweiten Verarbeitung des Stapels im Folgejahr werden die Beträge getauscht, so dass eine Rückbuchung der Aufwendungen und Erträge erfolgt und die RAP zum ersten Stichtag des neuen Wirtschaftsjahres aufgelöst werden.
Der transitorische Stapel ist eine Abwandlung der wiederkehrenden Verarbeitung. Nach der zweiten Verbuchung erfolgt eine Abfrage, ob der Stapel gelöscht werden soll. Wird der Stapel behalten, werden bei jeder weiteren Verarbeitung wieder die Beträge getauscht.
Existieren beim Jahreswechsel noch transitorische Stapel, wird eine entsprechende Meldung ausgegeben. 

Individuelle Buchung:

Mit dem Verarbeitungstyp "individual" können Stapel periodenbezogen verarbeitet werden. Unter "Belegdatum korrigieren" ist der Monat ausgegraut, da der Monat anhand der eingestellten Periode in die Buchung übernommen wird. Individuelle Stapel können beliebig oft verarbeitet werden.

Belegdatum korrigieren:

Wiederkehrende Buchungen können im Stapel erfasst und beliebig oft verarbeitet werden.
Das Belegdatum in wiederkehrenden Buchungen wird nach der Vorgabe unter "Belegdatum korrigieren" beim Verarbeiten aktualisiert. Aus dem hier angegebenen Datum wird der jeweils aktivierte Anteil in die Stapelpositionen übernommen. Der übernommene Monat ersetzt dabei gleichzeitig auch die Periode.

Nummernkreis:

Ist ein Nummernkreis in den Stapeloptionen gewählt, werden beim Verarbeiten dieses Stapels alle Belegnummern der Buchungen aus dem Nummernkreis gebildet. Manuell erfasste Belegnummern werden dabei überschrieben. Wird für den OP-Beleg eine andere Belegnummer gewählt, wird der Nummernkreis ausschließlich für den Buchbeleg übernommen.

Vorverarbeiten:

Es besteht die Möglichkeit, die Buchungen eines oder mehrerer Stapel vorverarbeiten zu lassen.
Diese Option bietet die komfortable Möglichkeit, die Auswirkungen eventueller Buchungen auf das Betriebsergebnis anzeigen zu lassen. Gerade bei den Entscheidungen zu den Buchungen zum Jahresabschluss kann das Programm den Anwender optimal unterstützen.
Hinweis:
Salden, die aus "vorzuverarbeitenden" Stapeln resultieren, sind in der Saldenanzeige beim Stapelbuchen und beim Dialogbuchen enthalten. Weiterhin können diese Positionen bei verschiedenen Monats- und Jahresauswertungen über "Saldenvorverarbeitung berücksichtigen" mit einbezogen werden.

Beim Verbuchen Text2 automatisch bilden

Ist diese Option gesetzt, wird das Feld Text2 automatisch bei allen Buchungen des Stapels nach folgendem Muster gefüllt:
-Verarbeitung einmalig: "Stapelverarbeitung einmalig"
-Verarbeitung wiederkehrend/transitorisch: "Stapelverarbeitung wiederkehrend (Durchlauf 'Nr.')".
Sollte Text2 bereits gefüllt sein, bleibt der Originaltext unberührt erhalten.

Ersetzungstexte:

Um die Buchungstexte variabel zu halten, können innerhalb der Buchungstexte durch Eingabe der Platzhalter #1 bis #8 Bereiche festgelegt werden, welche beim Verarbeiten des Stapels aktualisiert werden.

Die Platzhalter #1 bis #4 werden automatisch vom Programm erzeugt. Sie haben folgende Bedeutung:

Platzhalter

Funktion

Beispiel

#1

Belegmonat numerisch

3

#2

Belegmonat als Text

März

#3

Belegdatum (TT.MM.JJJJ)

01.07.2022

#4

Systemdatum (TT.MM.JJJJ)

27.07.2022

Die Platzhalter #5 bis #8 können für jeden Buchungsstapel hinterlegt werden.

Positionen :

Die Buchungen werden in den gleichen Buchungsmasken wie beim Dialogbuchen erfasst.

Für die Stapelpositionen steht die zusätzliche Funktion "Buchungen zusammenfassen" zur Verfügung.
Positionen mit identischer Belegnummer und identischem Personenkonto werden zum Sammelbeleg zusammengefasst. Im Unterschied zum Verdichten (s.u.) entsteht dabei kein neuer Stapel - der Originalstapel wird verändert.

Import des Buchungsstapels:

Wenn die SelectLine Warenwirtschaft und das SelectLine Rechnungswesen mit dem selben Datenbestand arbeiten, ist der Direktexport dem Stapelexport/-import vorzuziehen.
Neben Buchungsstapeln aus der SelectLine Warenwirtschaft (*.dat ) können auch Stapel aus Fremdsystemen im txt-Format importiert werden.
Hinweis:
Beim Import eines Stapels im Textformat erscheint ein zusätzlicher Dialog Textimport Einstellungen.
Führende Nullen beibehalten:
Standardmäßig werden der Kontonummer vorangestellte Nullen abgeschnitten. Mit gesetzter Option bleiben diese jedoch beim Import erhalten.
Import-Datei löschen:
Bei gesetzter Option wird nach dem Import die Datei gelöscht.

Verdichten:

Die Funktion "Verdichten" im Stammdialog "Stapelbuchen" im Rechnungswesen bewirkt, dass Einzelbuchungen des aktiven Stapels zu Sammelbuchungen zusammengefasst werden. Falls Buchungen verdichtet werden können wird der Stapel als neuer Stapel mit Bezeichnung "Verdichtet von Stapel XY" angelegt.

Damit Buchungen zusammengefasst/verdichtet werden müssen sie folgende Kriterien erfüllen:

  • Einfachbeleg

  • (mind.) ein Personenkonto muss angesprochen werden und wird von allen infrage kommenden Buchungen verwendet

  • die Belegnummer muss übereinstimmen

  • das Belegdatum und Leistungsdatum muss übereinstimmen

  • die Währung muss übereinstimmen

  • das Valutadatum der OPs muss übereinstimmen

  • das Fälligkeitsdatum der OPs muss übereinstimmen

  • der Bankbezug der OPs muss übereinstimmen

  • die Buchungen müssen direkt aufeinander folgen

Zu beachten ist, dass der ursprüngliche Stapel nach dem Verdichten manuell zu löschen ist.

Prüfen:

Vor dem Verarbeiten können die Buchungen auf vorhandene Konten, zulässige Kontenkombinationen oder Steuercodes und abgeschlossene Buchungsperioden geprüft werden.
Ggf. erfolgt bspw. die Meldung "Es existieren Buchungen in bereits abgeschlossen Perioden! Die Werte werden automatisch auf April 2022 angepasst!"
Beim Verarbeiten selbst erfolgt kein Hinweis mehr.

Verarbeiten:

Zu gegebenem Zeitpunkt werden über das Verarbeiten aus den Positionen des Stapels gebuchte Buchungssätze. Sie sind damit in die Dialogbuchungen übernommen.

Struktur des txt-Formats:

Die Felder müssen durch ein Semikolon (;) getrennt sein, auch wenn sie nicht verwendet werden.
Alle Texte im ANSI-Format.

Feld

max. Länge

Bemerkung

1

Belegdatum

8

Format: JJJJMMTT

2

Belegnummer

20

3

Erfassungsdatum

8

Format: JJJJMMTT

4

Sollkonto

15

5

Habenkonto

15

6

Belegtext

40

Buchungstext

7

Betrag

15

Dezimaltrennung mit Komma oder Punkt

8

Kostenstelle

15

9

KL-Nummer

13

Kunden-/Lieferantennr. bei OP-Buchungen

10

Steuerschlüssel

2

mit oder ohne führende Leerzeichen

11

Skontobetrag

15

Dezimaltrennung mit Komma oder Punkt

12

Währung

3

13

Sammel

5

Sammelbuchungsnummer

14

Zahlungsziel

3

in Tagen

15

Skonto-Zahlungsziel

3

in Tagen

16

Skontoprozent

5

Dezimaltrennung mit Komma oder Punkt

17

Kostenträger

15

 
18 Text2 40 Buchungstext 2

19

OPBeleg

20

2. Belegnummer

20

Leistungsdatum

8

Leistungsdatum

Ist das Feld WAEHRUNG leer, so wird die im Mandanten eingestellte Leitwährung verwendet.
Das Feld SAMMEL wird zur Erstellung von Sammelbuchungssätzen verwendet. Dabei werden alle aufeinanderfolgenden Buchungssätze mit der gleichen, von Null verschiedenen Nummer zu einem Sammelbeleg zusammengefasst. Der Wert des Feldes Habenkonto wird in diesem Fall ignoriert.