Mandant anlegen

Um einen neuen Mandanten anzulegen, wählen Sie in der Mandantenverwaltung den Schalter . Es öffnet sich ein Assistent zum Anlegen eines neuen Mandanten, der Sie in mehreren Schritten bei der Eingabe der spezifischen Mandantendaten unterstützt.

Für das Anlegen von neuen Mandanten sind die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich.

Abbildung 1.1: Mandant anlegen

Mandantennummer

Jede Mandantennummer muss einmalig sein und darf maximal aus 6 Zeichen bestehen. Diese Nummer wird zusammen mit dem Präfix „M“ zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt. Sie darf deshalb nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe vor dem nächsten Schritt und weist Sie ggf. auf Fehler hin.

Sollten Sie einen Mandanten löschen und anschließend einen neuen Mandanten mit derselben Mandantennummer anlegen wollen, so müssen Sie das Programm vorher neu starten.

Über den Schalter können Sie einen Mandanten aus einem anderen SelectLine-Programm (z.B. SelectLine Warenwirtschaft) übernehmen. Der bestehende Mandant wird um die SelectLine Rechnungswesen-Daten erweitert. Um Mandanten aus anderen Programmen anzuzeigen, aktivieren Sie in der Liste der vorhandenen Mandanten die Option .

Während der Kopplung an einen bestehenden Warenwirtschaftsmandanten besteht optional die Möglichkeit, die offenen Posten zu erledigen. Somit kann bei Mandanten der Warenwirtschaft, in denen die Pflege der offenen Posten nicht erfolgte, direkt bei der Kopplung ein korrekter Stand der offenen Posten erreicht werden. Die Optionen zur Anlage findet man in den Angaben zum Geschäftsjahr.

Abbildung 1.2: Option zum OP's erledigen vor der Kopplung

Die zum Ausgleich benötigten offenen Posten werden dabei zum letzten Tag vor der Kopplung erstellt. Zur eindeutigen Differenzierung zu bestehenden OP-Vorträgen, wird der OP-Text so vergeben, dass dieser eindeutig auf den auszugleichenden offenen Posten verweist. Werden im Anschluss die OP-Vorträge für Debitoren und Kreditoren verbucht, so werden auch die neuen offenen Posten zur Ermittlung des korrekten Summenvortrages berücksichtigt. Da es zu diesen neuen offenen Posten keine Buchung und keinen Beleg der Warenwirtschaft gibt, können diese offenen Posten über die OP-Verwaltung nach einer Rücknahme des OP-Ausgleichs manuell gelöscht werden.

Für weitere Informationen, wie ein in der SelectLine Warenwirtschaft bestehender Mandant nachträglich mit dem SelectLine REchnungswesen gekoppelt wird, kann im Rechnungswesen-Support zusätzlich ein Dokument zur nachträglichen Kopplung angefordert werden.

Firma und Name

Für die Firma und den Namen des Mandanten können Sie eine Kurzbezeichnung eingeben, die ihnen die Zuordnung des Mandanten erleichtert. Die hier erfasste Bezeichnung erscheint nicht in den amtlichen Auswertungen.

Mandantentyp

Bei der Auswahl des Mandantentyps stehen Ihnen folgende Typen zur Auswahl:

• Produktivmandant (Anzahl begrenzt laut Lizenz; keine Einschränkungen)
• Testmandant (keine Begrenzung der Anzahl; Wasserzeichen in allen Druckausgaben)
• Vorlagemandant (keine Begrenzung der Anzahl; Anlegen / Löschen von Datensätzen nicht möglich)
• Archivmandant (keine Begrenzung der Anzahl; Anlegen / Löschen von Datensätzen nicht möglich)
• Konsolidierungsmandant (nur mit lizenziertem Modul Konsolidierung)

Über die (siehe Abschnitt Mandantenverwaltung) kann der Mandantentyp nachträglich geändert werden. Das Ändern des Mandantentyps erfolgt ausschließlich in Abhängigkeit zu den vorhandenen Mandantentypen. Es kann immer nur in einen der nachfolgenden Mandantentypen gewechselt werden. Dabei gilt folgende absteigende Reihenfolge: Produktivmandant → Testmandant → Vorlagemandant → Archivmandant. Das Wechseln in den vorherigen Typ ist nur mit einer Lizenz für eine unbegrenzte Mandantenanzahl möglich.

Konsolidierung

Der Typ "Konsolidierungsmandant" kann nur beim Anlegen eines neuen Mandanten gewählt werden. Ein Wechsel in einen Konsolidierungsmandanten ist nicht möglich.Der Konsolidierungsmandant nimmt alle Werte der zusammenzufassenden Mandanten in verschiedenen Buchungskreisen für einen konsolidierten Abschluss auf. Für einen konsolidierten Mandanten gibt es beim Jahreswechsel keine Saldenübernahme. Des Weiteren ist auch keine OP-Verwaltung und Kostenstellenrechnung möglich.

Land

Bei lizenziertem SelectLine Dach-Modul können Sie neben dem Mandantenland Deutschland auch die Länder Österreich und Schweiz wählen. Abhängig vom gewählten Land werden länderspezifische Funktionalitäten im Programm freigeschaltet bzw. gesperrt.

 

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Daten übernehmen

Das Programm bietet vier Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04 (Deutschland), RLG (Österreich) und VKMU (Schweiz). Diese Vorlagemandanten enthalten Konten, Steuerschlüssel, Kontenpläne, Umsatzsteuerformularzuordnungen und Abschreibungsarten, die in den neu angelegten Mandanten übernommen werden. Sie können aber auch eigene Mandanten als Vorlage auswählen. Der zur Verfügung stehende Vorlagemandant hängt vom gewählten Mandantenland ab. D.h., wird ein österreichischer Mandant angelegt, muss auch ein österreichischer Vorlagemandant verwendet werden.

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Geschäftsjahr

Im dritten Schritt werden Angaben zum Geschäftsjahr vorgenommen. Geben Sie hier den Startmonat und das Startjahr an. Liegt ein abweichendes Geschäftsjahr vor, wird dieses vom Programm automatisch berücksichtigt und bei Buchungen entsprechend geprüft. Das Geschäftsjahr gilt dann als abweichend, wenn es nicht dem Kalenderjahr entspricht. Beginn ist grundsätzlich der Erste des festgelegten Startmonats.

Im Jahr der Gründung ist oft die Anlage eines Rumpfwirtschaftsjahres erforderlich. Das Wirtschaftsjahr umfasst weniger als 12 Monate und wird über die Anzahle der Monate festgelegt. Nach dem Jahreswechsel entspricht das Folgejahr dem vollen Wirtschaftsjahr.

Bei allen periodenbezogenen Auswertungen ist die Eingabe des Auswertungszeitraumes nur innerhalb des Geschäftsjahres möglich. Datumseingaben bei den tagesgenauen Auswertungen Primanota und Journal, die außerhalb der Grenzen des Geschäftsjahres liegen, werden vom Programm intern auf die Grenzwerte korrigiert.

Die Umsatzsteuerauswertungen bleiben von den Einstellung für das Geschäftsjahr unberührt. Sie beziehen sich stets auf das Kalenderjahr. Daten, die für eine Umsatzsteuerauswertung relevant sind, werden vom Programm aus den angrenzenden Geschäftsjahren geholt.

Auswertungen mit Vorjahresvergleich (Bilanz, Gewinn & Verlust, BWA) sind nur dann sinnvoll, wenn auch die entsprechenden Geschäftsjahre hinsichtlich Beginn und Dauer vergleichbar sind.

Versteuerungsart

Bei der Versteuerungsart können Sie zwischen Ist- und Soll-Versteuerung wählen. Beide Versteuerungsarten unterscheiden sich in der Fälligkeit der Umsatzsteuer. Während bei der Soll-Versteuerung die in einer Ausgangsrechnung enthaltene Umsatzsteuer sofort bei Rechnungslegung fällig wird (vereinbarte Umsatzsteuer), wird bei Ist-Versteuerung die Umsatzsteuer erst mit Zahlung fällig (vereinnahmte Umsatzsteuer).

Ist-Versteuerung

Das Buchen von Ausgangsrechnungen ist bei beiden Formen gleich. Bei der Ist-Versteuerung wird jedoch programmintern der Steuerbetrag auf das im Steuerschlüssel hinterlegte "Nicht fällig"-Konto gebucht. Damit in diesem Fall bei der Erfassung des Zahlungseingangs automatisch der Steuerbetrag vom "Nicht fällig"-Konto auf das Umsatzsteuerkonto umgebucht und somit für die nächste Umsatzsteuervoranmeldung relevant wird, muss im Buchungssatz der entsprechende Steuerschlüssel angegeben werden.

Währung

Die Auswahl der Mandantenwährung (nicht Euro) steht nur mit der Lizenzierung des Moduls SelectLine DACH zur Verfügung.

Beim Anlegen eines Fremdwährungsmandanten durchläuft das Programm ein Update der Währungstabelle und ermittelt dabei die neuen Kurse zur gewählten Mandantenwährung. Im Anschluss hieran sollten die berechneten Kalkulationskurse geprüft werden.

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Zusätzliche Optionen

Kostenrechnung/ OP-Verwaltung

Bereits beim Erstellen eines neuen Mandanten können Sie sich für die Verwaltung der Offenen Posten (siehe Kapitel Offene Posten auf Seite 1) und/oder der Kostenrechnung (siehe Kapitel Kostenrechnung auf Seite 1) entscheiden. Die Option Kostenrechnung steht nur bei lizenziertem Kosten-Modul zur Verfügung.

Personenkonto synchronisieren

Für die OP-Verwaltung kann außerdem noch festgelegt werden, ob die Kunden- bzw. Lieferantennummer mit der Kontonummer identisch sein soll (synchron) oder ob sie vom Personenkonto abweichend verwaltet wird.

Die Mandantenoptionen können auch später in den Mandanteneinstellungen angepasst werden. Wurden bereits Offene Posten bearbeitet, sollte die Synchronisierung nicht mehr verändert werden, da es dann zu Fehlern in der Auswertung kommt.