Buchungsfunktionen

Stammdaten/Buchungsfunktionen

Mit Hilfe der Buchungsfunktionen können Buchungen vordefiniert werden. Im Bereich Buchungsvorschlag können einzelne Positionen mit einem Konto, einer per Kalkulator berechneten Betragsermittlung, mit Buchungstexten, einem Steuercode und gegebenenfalls mit Kosteninformationen angelegt werden. Im oberen Bereich ist es dem Anwender überlassen, ob die jeweilige Buchungsfunktion per Bestätigung ausgeführt wird oder direkt ohne Nachfrage.

Wird eine Buchungsfunktion im Konto unter Stammdaten/Konten/Einstellungen/Automatische Buchungen hinterlegt und das Konto im Dialogbuchen oder Buchungsstapel bebucht, so erscheint entweder eine Nachfrage, ob die Buchungsfunktion ausgeführt werden soll oder es wird direkt ein Sammelbeleg mit den entsprechenden Positionen angelegt. Bei der Erstellung wird exakt die Buchung samt Konten und Betragsaufteilung übernommen, die in der Buchungsfunktion definiert wurden.

Als Beispiel werden für die Bewirtungskosten Buchungsfunktionen über die Datenaktualisierung mit ausgeliefert. Hinterlegt man diese Funktion im Konto und bucht dieses Konto, wird die Buchung samt Aufteilung übernommen. Wird bei der Buchung ein anderes Gegenkonto hinterlegt, als es in der Funktion definiert wurde, wird dieses Konto mit dem in der Buchungsfunktion hinterlegten Konto überschrieben. Soll für die Buchung eine Position variabel sein, so ist es denkbar, die Position in der Buchungsfunktion weg zu lassen, so dass der Betrag nicht vollständig aufgeteilt ist. Dadurch kann man das Konto für die jeweilige Position händisch im Sammelbeleg ergänzen.

Weiterhin ist es möglich, fiktive Konten für die Ausführung der Funktion zu nutzen. Erstellt man dazu beispielsweise ein alphanumerisches Konto unter Stammdaten/Konten und hinterlegt die jeweilige Buchungsfunktion, so wird dieses angelegte Konto nicht gebucht, sondern dient ausschließlich zum Übernehmen der einzelnen Positionen in den Sammelbeleg.