Übersicht Aus- und Eingangsbelege

Das Kernstück im Programm ist das Erstellen von Ausgangs- und Eingangsbelegen.

In der Belegdefinition können Sie die Eigenschaften der Belegtypen einsehen und teilweise individuell festlegen, bspw. um diesen eigene Icons für die Anzeige im Belegmenü zuzuordnen. Außerdem können Sie hier zusätzliche, eigene Belegtypen anlegen.

Es können sowohl Eingangs- als auch Ausgangsbelege in nachfolgende Belege übernommen werden. Dabei besteht die Möglichkeit, dass ein Beleg mehrere "Vorgänger" (Sammelbelege belegweise oder positionsweise), aber auch "Nachfolger" (teilweise Übergaben) haben kann.

Beim Druck ist eine elektronische Archivierung der Belege möglich.

Unabhängig vom Belegtyp, mit Ausnahme der Projekte, der Werkaufträge, der Kassenbelege und der manuellen Lagerungsbelege sind der Maskenaufbau, die Darstellung als Listenansicht und die Vorgehensweise bei der Datenerfassung für alle Belege identisch.

Der jeweilige Belegstatus ist in der Listenansicht an der Schriftfarbe zu erkennen, die Sie per Kontextmenü (Rechtsklick auf die entsprechende Legende) nutzerspezifisch frei definieren können.
Nachfolgend wird Ihnen die Bedeutung der Standarddarstellung beschrieben:

schwarz = erledigt  
  • bezahlt für Umsatzbelege
  • vollständig übernommen in Folgebeleg
  • erledigt für Projekte und RMA-Vorgänge
  • manuell erledigt
  • Vertrag nicht aktiv bei Wartungsbelegen
  • begonnen für Werkaufträge
blau = offen  
  • fällig für Umsatzbelege
  • in Bearbeitung für Vorkassebelege
  • offen für Projekte und RMA-Vorgänge
  • nicht vollständig übernommen in Folgebeleg
  • Vertrag aktiv bei Wartungsbelegen
  • angelegt für Werkaufträge
rot = kein OP bzw. fällig  
  • Beleg noch nicht exportiert in Finanzbuchhaltung (Direkt- oder COM-Export), wenn OP-Verwaltung in der Fibu
  • fällig für Vorkassebelege
grün = bezahlt
 		 
  • bezahlt für Vorkassebelege, damit bereit zur Übergabe
türkis = in Bearbeitung

Hinweis:
In der Tabelle der Belege wird ein spezielles Feld "Farbe" für die Verwendung in einem Filter bereitgestellt. Für den Filterwert verwenden Sie "B" oder "b" (black) für schwarz, "N" oder "n" (navy) für blau, "R" oder "r" (red) für rot bzw. "G" oder "g" (green) für grün.
Zur Filterung nach Belegen (auch Vorkasse) mit dem Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung" verwenden Sie "I" oder "i" für in Bearbeitung befindlich.

Positionstabelle
Im unteren Teil der Belegtabelle erhalten Sie zum jeweils markierten Beleg eine Auflistung der enthaltenen Positionen. Auch diese werden anhand ihres Status farblich unterschiedlich dargestellt. Über die Belegfunktion Maske anpassen können Sie die Anzeige der Positionstabelle aktivieren oder abschalten.
Im Gegensatz zum Belegstatus bezieht sich der Status der Belegposition hier nur auf die Übernahme in einen Folgebeleg.
Programmstandard für die Darstellung der Positionen:

  • blau = offen
    Die Position wurde noch nicht in einen Folgebeleg übernommen.
  • grün = teilweise
    Die Position wurde teilweise in einen Folgebeleg übernommen.
  • schwarz = erledigt
    Die Position wurde vollständig in einen Folgebeleg übernommen.

Neben den üblichen Tabellenfunktionen können Sie hier über die Suchfunktionen im Kontextmenü gezielt nach Positionen des Beleges suchen.

Siehe auch: Funktionalität in Tabellen
 

Übersicht aller Belegtypen und ihre Besonderheiten:

Ausgangsbelege

  • Angebot
    Angebote können getrennt für Kunden und für Interessenten geschrieben werden.
  • Vorkasse
    Vorkassebelege können für Kundenaufträge angelegt werden, wenn diese vor einer Warenlieferung bezahlt werden müssen. Die Übergabe des Vorkassebelegs ist gesperrt, bis Zahlungen dazu erfasst/zugeordnet werden.
  • Auftrag (Auftragsbestätigung)
    Lagerartikel werden durch den Auftrag reserviert.
    Sollte durch die Reservierung der verfügbare Bestand unter den Mindestbestand sinken, kann eine Bestandswarnung durch das Programm erfolgen.
    Bei der Übernahme von Auftragspositionen in nachfolgende Belege wird die Reservierung des Artikels zurückgesetzt und der Artikel vom Lager abgebucht.
  • Packzettel
    Lagerartikel werden durch den Packzettel gesperrt.
    Gesperrte Artikelbestände sind im Lagerbestand noch enthalten, stehen für andere Belege jedoch nicht mehr zur Verfügung.
    Bei der Übernahme von Packzettelpositionen in nachfolgende Belege wird der Bestand des Artikels vom Lager abgebucht.
  • Lieferschein
    Durch den Lieferschein werden bei Lagerartikeln die jeweiligen Mengen aus dem Lager abgebucht.
  • Teilrechnung
    Teilrechnungen können zu Sammelrechnungen zusammengefasst werden.
  • Rechnung
    Wurden als Vorgängerbeleg weder Lieferschein noch Teilrechnungen erstellt, werden Lagerartikel durch die Rechnung vom Lager abgebucht.
    Alle Auswertungen (Umsatz, Erlös, Provision, Buchungsliste, Offene Posten usw.) werden aktualisiert.
  • Gutschrift
    Gutschriften werden intern wie negative Rechnungen behandelt.
    Dadurch werden in Auswertungen (Umsatz, Erlös, Provision, Buchungslisten, Offene Posten usw.) die gutgeschriebenen Beträge (als "negative Forderungen" und "negative Erlöse") zurückgesetzt und die Lagerbestände aktualisiert.
    Die Einlagerung der Artikel durch Gutschrift erfolgt zum mittleren Einkaufspreis.

Eingangsbelege

  • Anfrage
  • Bestellung
  • Wareneingang (Eingangslieferschein)
  • Eingangsrechnung

Sonstige