Projekte

Belege / Projekte
Stammdaten / Kunden
Stammdaten / CRM / Adressen ( Untereintrag zu Historie )

Mit den Projekten können mehrere Belege unter einer Projektnummer verwaltet werden. Damit wird es möglich, Abschlagsrechnungen zum Projekt zu erfassen, die bei der Erstellung der Schlussrechnung entsprechend berücksichtigt werden.

Folgende Besonderheiten sind beim Standard-Projekt zu beachten:

  • Alle Belege müssen in Kunde, abw. Rechnungsadresse, Währung und Preistyp übereinstimmen.
  • Die Übergabe/Übernahme erfolgt nur mit Belegen des selben Projekts.
  • Teilrechnungen und Abschlagsrechnungen sind vom Belegtyp Teilrechnung.
  • Schlussrechnungen sind vom Belegtyp Rechnung.
  • Soll mit Schlussrechnungen gearbeitet werden, dürfen nur Belege erstellt werden, die in der Belegkette vor der Rechnung angeordnet sind.
  • Als Umsatzbelege sind nur Teil- und Abschlagsrechnungen zulässig.
  • Abschlagsrechnungen können nur über die Projektverwaltung erstellt werden, d.h. sie können nicht über die normale Belegübergabe erzeugt werden.
  • Schlussrechnungen, in die mehrere Vorgängerbelege einfließen, werden über die Projektverwaltung erstellt.
  • Bei Belegübergabe eines Projektbelegs in den Belegtyp "Rechnung" erhalten Sie einen Abfragedialog, über den Sie entscheiden können, ob eine Schlussrechnung oder eine Rechnung erstellt werden soll.
  • Ob es sich um eine Teil-, Abschlags- und Schlussrechnung handelt, wird in der Belegmaske unter dem Feld Projektnummer angezeigt.
  • Es gibt immer nur eine Schlussrechnung, die in den Positionen nicht mehr geändert werden kann.
  • Sollen zum Projekt Belegrabatte vergeben werden, muss dies über Teilrechnungen erfolgen.

Seite Beschreibung

Projekt
Für die Projektnummer steht Ihnen eine maximal 20-stellige Zeichenkette zur Verfügung.
Über das Funktionsmenü kann die Projektnummer nachträglich umbenannt werden.

Status
Belege eines Projekts dürfen nicht mehr geändert oder erstellt werden, wenn das Projekt den Status "Erledigt" hat.

Freies Projekt
Diese Option kann nur aktiviert werden, solange noch keine Belege oder Leistungen zum Projekt erfasst wurden.
Folgende Unterschiede ergeben sich damit zum Standard-Projekt:

  • Es können Belege beliebiger Kunden und Interessenten zum Projekt erstellt oder zugeordnet werden. Preistyp, Währung, Kostenstelle/-träger sind dabei nicht von Bedeutung, d.h. müssen in den Belegen nicht einheitlich sein.
  • Es können keine Abschlags- und Schlussrechnungen erstellt werden.

Datum
Tragen Sie hier das Datum des Projektbeginns ein.

Kunde, abw. Rechnungsempfänger, Preistyp, Währung
Die Eingaben in diesen Feldern haben die gleiche Bedeutung wie in der sonstigen Belegerfassung.
Über das Funktionsmenü kann der abweichende Rechnungsempfänger nachträglich noch geändert werden, solange noch keine ausgangsseitigen Umsatzbelege (Teil- oder Abschlagsrechnungen) erstellt wurden. Diese Änderung wird in alle zum Projekt gehörenden Belege übernommen.

Standort
Die Vorbelegung des Standortes erfolgt mit dem in den Kundenstammdaten zugeordneten Standort. Für das aktive Projekt kann ein anderer Standort ausgewählt werden.
Der gewählte Standort wird dann in allen Belegen zum Projekt verwendet.

Abschlagsartikel
Mit Hilfe eines speziell angelegten Artikels können Abschlagsrechnungen für Voraus- bzw. Zwischenzahlungen zum Projekt erstellt werden. Bei diesem Abschlagsartikel muss es sich um einen normalen Nichtlagerartikel (keine Stückliste oder Variantenartikel) ohne Zubehör handeln.

Kostenstelle / -träger
In diesem Feld wird die Kostenstelle, die Sie beim Kunden hinterlegt haben, vorgeschlagen. Sie kann an dieser Stelle für das Projekt noch geändert werden.

Drucken
Über das Druckmenü können Sie sich zum Projekt ein Projektblatt drucken, in dem alle zum Projekt gehörenden Belege aufgelistet werden.
Dabei werden u.U. auch Eingangsbelege aufgelistet, die Positionen enthalten, die nicht zum Projekt gehören. In der Systemdruckvorlage "Projektblatt" werden diese Positionen herausgefiltert.
Mit den Platzhaltern "FremdwaehrungNettoProjekt" und "FremdwaehrungBruttoProjekt" im Block "Beleg" erhalten Sie den entsprechenden Anteil des Projekts an diesen Summen.

Seite Belege

Auf dieser werden alle zum Projekt erfassten Belege aufgelistet. In den Listen je Belegtyp können über das Menü Extras (Kontextmenü) oder mit den Schaltern "Anlegen", "Bearbeiten" und "Entfernen" Belege neu erfasst, bearbeitet oder gelöscht werden. Auch per Doppelklick kann ein markierter Beleg zur Bearbeitung geöffnet werden.
"Entfernen" löscht den Beleg nicht nur aus dem Projekt sondern, wie beim Beleg löschen, in der Belegtabelle.

Seite Leistungen

Hier werden alle zum Projekt erfassten Leistungen (verrechnete und nicht verrechnete) aufgelistet.

Hinweis:
Es können auch Interessentenbelege im Projekt angelegt oder zugeordnet und damit bearbeitet werden. Der Interessent muss dabei dem Projektkunden entsprechen. In einem freien Projekt dagegen können Belege beliebiger Interessenten angelegt oder zugeordnet werden.

Bei der Erstellung einer Teilrechnung können beliebige Vorgängerbelege mit übernommen werden.
Abschlagsrechnungen können in prozentualer Höhe zur Projektsumme oder mit festem Wert angelegt werden.
Eine Schlussrechnung erstellen Sie über das Untermenü Rechnung. Hierbei werden alle offenen Belege des Projekts unter Gegenrechnung der erfolgten Abschlags- und Teilrechnungen in die Schlussrechnung übernommen.
Es kann keine Schlussrechnung erstellt werden, wenn in den offenen Belegen unterschiedliche Bedingungen, wie bspw. Valutadatum, Rundungen, Zahlungsbedingungen, Belegrabatte usw. vorkommen. Festgestellte Unterschiede werden Ihnen in einem Fehlerprotokoll angezeigt.
In solchen Fällen können Sie sich durch die Erstellung mehrerer Teilrechnungen behelfen.

Hinweis:
Offene Ausgangsbelege, die noch den Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung" tragen, werden nicht zur Übernahme in eine Teilrechnung angeboten und verhindern das Erstellen einer Schlussrechnung.

Manuell öffnen/schließen
Nach Erstellung der Schlussrechnung erhält das Projekt den Status "Erledigt". Dieser Status kann nur über das Löschen einer Schlussrechnung bzw. über das Funktionsmenü [F12] manuell zurückgesetzt werden.
Wenn es zum Projekt keine offenen Ausgangsbelege mehr gibt, kann es ebenso auch manuell geschlossen werden.

Projektbezogener Bestellvorschlag
Für Aufträge, Werkaufträge bzw. eigene reservierende Belegarten können über das Menü Extras (Kontextmenü) der Seite Belege projektbezogene Bestellvorschläge erstellt werden. Hierbei werden alle in der Tabelle markierten Belege und deren Positionen berücksichtigt, für die in den Artikelstammdaten die Dispositionsart "Auftrag" festgelegt wurde. Damit die Positionen (Teile) aus Werkaufträgen dabei berücksichtigt werden, muss der Werkauftrag begonnen (reserviert) sein.

Einzelne Belege lassen sich per Mausklick mit gleichzeitig gedrückter [Strg]-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren. Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.
Alle Datensätze markieren Sie über die Checkbox im Tabellenkopf, mit der Sie wiederum auch die Markierung komplett zurücknehmen können.

Belege einem Projekt zuordnen / Zuordnung aufheben / Projektzuordnung ändern

In der Belegerfassung ist es über das Funktionsmenü [F12] möglich, Ausgangsbelege (Nichtumsatzbelege) nachträglich einem Projekt zuzuordnen bzw. die Zuordnung zu einem solchen wieder aufzuheben.
Hierbei werden bestimmte Plausibilitätsprüfungen durchgeführt, wonach ggf. die Aktion mit entsprechendem Programmhinweis als unzulässig abgewiesen wird.
Das Entfernen der Projektzuordnung von Ausgangsbelegen können Sie im Projekt auch über "Extras" in der Belegtabelle vornehmen. 
Bei Eingangsbelegen können die Belegpositionen mit der Belegfunktion Projektzuordnung ändern einzeln den Projekten zugeordnet werden.

Hinweis:
In der Tabellenansicht der Belege sowie in der Historie können Sie sich über die Spalteneinstellungen die Nummer, die Bezeichnung und den Zusatz aus den Projektstammdaten mit anzeigen lassen.

Wie in anderen Belegen können zusätzliche Daten zum Projekt über Freie Felder, Notizen und Termine erfasst werden.

Siehe auch: Freie Felder
Siehe auch: Journal
Siehe auch: Archiv

Über den Schalter [F12] erreichen Sie weitere Funktionen: