Mandant anlegen

Um einen neuen Mandanten anzulegen, wählen Sie in der Mandantenverwaltung den Schalter . Es öffnet sich ein Assistent zum Anlegen eines neuen Mandanten, der Sie bei der Eingabe der spezifischen Mandantendaten unterstützt.

Für das Anlegen von neuen Mandanten sind die Rechte eines Datenbank-Administrators erforderlich.

Abbildung 1.1: Mandant anlegen

Mandantennummer

Jede Mandantennummer muss einmalig sein und darf maximal aus 6 Zeichen bestehen. Diese Nummer wird zusammen mit dem Präfix „M“ zur Erstellung eines Verzeichnisses innerhalb des Datenverzeichnisses genutzt. Sie darf deshalb nur Zeichen enthalten, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Das Programm prüft Ihre Eingabe vor dem nächsten Schritt und weist Sie ggf. auf Fehler hin.

Sollten Sie einen Mandanten löschen und anschließend einen neuen Mandanten mit derselben Mandantennummer anlegen wollen, so müssen Sie das Programm vorher neu starten.

Abbildung 1.2: Option zum OP's erledigen vor der Kopplung

Die zum Ausgleich benötigten offenen Posten werden dabei zum letzten Tag vor der Kopplung erstellt. Zur eindeutigen Differenzierung zu bestehenden OP-Vorträgen, wird der OP-Text so vergeben, dass dieser eindeutig auf den auszugleichenden offenen Posten verweist. Werden im Anschluss die OP-Vorträge für Debitoren und Kreditoren verbucht, so werden auch die neuen offenen Posten zur Ermittlung des korrekten Summenvortrages berücksichtigt. Da es zu diesen neuen offenen Posten keine Buchung und keinen Beleg der Warenwirtschaft gibt, können diese offenen Posten über die OP-Verwaltung nach einer Rücknahme des OP-Ausgleichs manuell gelöscht werden.

Firma und Name

Für die Firma und den Namen des Mandanten können Sie eine Kurzbezeichnung eingeben, die ihnen die Zuordnung des Mandanten erleichtert. Die hier erfasste Bezeichnung erscheint nicht in den amtlichen Auswertungen.

Mandantentyp

Bei der Auswahl des Mandantentyps stehen Ihnen folgende Typen zur Auswahl:

  • Produktivmandant (Anzahl begrenzt laut Lizenz; keine Einschränkungen)
  • Testmandant (keine Begrenzung der Anzahl; Wasserzeichen in allen Druckausgaben)
  • Archivmandant (keine Begrenzung der Anzahl; Anlegen / Löschen von Datensätzen nicht möglich)

Über die (siehe Abschnitt Mandantenverwaltung) kann der Mandantentyp nachträglich geändert werden. Das Ändern des Mandantentyps erfolgt ausschließlich in Abhängigkeit zu den vorhandenen Mandantentypen. Es kann immer nur in einen der nachfolgenden Mandantentypen gewechselt werden. Dabei gilt folgende absteigende Reihenfolge: Produktivmandant → Testmandant → Archivmandant. Das Wechseln in den vorherigen Typ ist nur mit einer Lizenz für eine unbegrenzte Mandantenanzahl möglich.

Land

Bei lizenziertem SelectLine Dach-Modul können Sie neben dem Mandantenland Deutschland auch die Länder Österreich und Schweiz wählen. Abhängig vom gewählten Land werden länderspezifische Funktionalitäten im Programm freigeschaltet bzw. gesperrt.

 

Daten übernehmen

Ein neuer Mandant muss generell auf Basis eines vorhandenen Mandanten angelegt werden. Das Programm bietet vier Vorlagemandanten SKR03 oder SKR04 (Deutschland), RLG (Österreich) und VKMU (Schweiz). Diese Vorlagemandanten beinhalten vordefinierte Kontenrahmen mit dem entsprechenden Steuerschlüsselsystem für die Rechnungslegung und den Erlös- und Aufwandskonten für die Übergabe an eine Finanzbuchhaltung. Diese Vorlagemandanten enthalten Konten, Steuerschlüssel, Kontenpläne, Umsatzsteuerformularzuordnungen und Abschreibungsarten, die in den neu angelegten Mandanten übernommen werden. Sie können aber auch eigene Mandanten als Vorlage auswählen. Der zur Verfügung stehende Vorlagemandant hängt vom gewählten Mandantenland ab. D.h., wird ein österreichischer Mandant angelegt, muss auch ein österreichischer Vorlagemandant verwendet werden.

Währung

Die Auswahl der Mandantenwährung (nicht Euro) steht nur mit der Lizenzierung des Moduls SelectLine DACH zur Verfügung.

Beim Anlegen eines Fremdwährungsmandanten durchläuft das Programm ein Update der Währungstabelle und ermittelt dabei die neuen Kurse zur gewählten Mandantenwährung. Im Anschluss hieran sollten die berechneten Kalkulationskurse geprüft werden.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit "OK". Der neue Mandant wird nun angelegt.