Sammelbelege erstellen;
Belege übernehmen/kopieren

Belege / Disposition / Sammelbelege / Belegweise
Belege / ... (Funktion Belege kopieren von / übernehmen von...)
PC-Kasse / Kassenbeleg (Funktionen [F8] - Beleg übernehmen)

Die Belegübernahme kann bei der Belegbearbeitung über den Funktionsschalter [Alt] + [F11], im Kassenbeleg über [F8] oder den Programmpunkt Belege / Ein- und Ausgangsbelege / Sammelbelege / Belegweise erfolgen.

Den Dialog zum Erstellen von Sammelbelegen erreichen Sie außerdem aus der Listenansicht der Belege, in den Kontextbezogenen Programmfunktionen mit Rechtsklick auf die Belegnummer.

Unterschied

Mit der Funktion in der Belegbearbeitung bzw. im Kassenbeleg kann jeweils nur ein Vorgängerbeleg in einen Nachfolgebeleg übernommen bzw. übergeben werden.

Über den Programmpunkt Belege / Aus- oder Eingangsbelege / Sammelbelege können beliebig viele Vorgängerbelege eines Typs zu einem oder mehreren neuen Nachfolgebelegen zusammengefasst werden.

Hinweis:

Sammelbelege können auch positionsweise erzeugt werden.
Die Übergabe von Aufträgen kann auch durch die Auftragsdisposition erfolgen.

Belegauswahl

Es können nur Belege übernommen werden, die in der Beleghierarchie vor dem neuen Beleg stehen.
Wählen Sie den gewünschten Belegtyp aus und markieren Sie in der Liste den/die zu übernehmenden Beleg/e. 

Zusätzlich können Sie die Ansicht über die Auswahlfelder nach Belegempfänger, Standort und/oder über das Filtersymbol nach weiteren Kriterien einschränken.

Die Selektion nach Standort steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie in den Mandanteneinstellungen festgelegt haben, dass Sie standortabhängig arbeiten wollen. In diesem Fall ist die Eingabe eines Standortes zwingend erforderlich.

Einzelne Belege lassen sich bei Sammelbelegen per Mausklick mit gleichzeitig gedrückter [Strg]-Taste sowie durch Cursorauswahl und Leertaste markieren.
Ganze Bereiche (von-bis) erreichen Sie, indem Sie den ersten Datensatz mit [Strg] + linker Maustaste und den letzten mit [Umschalt] + linker Maustaste markieren.
Alle Datensätze markieren Sie mit der Tastenkombination [Strg] + [A] oder über die Checkbox im Tabellenkopf, mit der Sie die Markierung auch komplett wieder zurücknehmen können.

Hinweis:

Offene Belege, die noch den Bearbeitungsstatus "In Bearbeitung" tragen, werden nicht zur Übernahme angeboten.
Die Übernahme von Vorkassebelegen in Folgebelege ist je nach Mandanteneinstellung erst bei vollständiger oder teilweiser Bezahlung möglich. Im Fehlerfall werden die nicht übernehmbaren Vorkassebelege in ein Fehlerprotokoll aufgenommen.
Zur Orientierung und Filterung wird in der Tabelle die Spalte "Offen Vorkasse" mit dem Betrag der noch zu leistenden Zahlungen angezeigt.

Belegübernahme - Einstellungen

Mit dem Schalter generieren Sie den Zielbeleg und haben zuvor die Möglichkeit, Einstellungen zur Steuerung der Übernahme zu treffen bzw. die Übernahmemengen zu ändern.
Mit entsprechender Mandanteneinstellung kann bei Erstellung von Sammelbelegen bzw. der Belegübergabe zusätzlich noch die Abfrage nach dem gewünschten Belegdatum aktiviert werden.

 
Übernahmestatus

Nach erfolgter Übernahme können Sie in der Strukturansicht der Positionsbearbeitung im Beleg, die Übernahmeinformationen der aktuellen Position überprüfen.
Sind alle Belegpositionen des Ausgangsbeleges mit (mindestens) der angegebenen Menge übernommen, erhält der Ausgangsbeleg den Übernahmestatus "erledigt".
Belege, die noch nicht oder nicht vollständig übernommen wurden haben den Übernahmestatus "offen".

Der Übernahmestatus offener Belege kann mit dem Schalter »Ändern« der Belegeingabemaske auf "manuell erledigt" gesetzt werden. Das sollte bei allen Belegen erfolgen, die nicht mehr übernommen werden, wie z.B. bei ungültig gewordenen Angeboten. Packzettel können nicht manuell erledigt werden.

Beim manuellen Erledigen bleiben bei Lagerartikeln die erfolgten Lagerungen (Bestände) erhalten; Reservierungen, Packen durch Packzettel und Bestellungen werden zurückgenommen.

Beispiel:

Sie erhalten mit einem Wareneingang 101 Artikel, die eingelagert werden. Ihnen werden aber nur 100 Stück in Rechnung gestellt. Dann sollten Sie die Übernahme des Wareneingangs in die Eingangsrechnung mit der Mengenanpassung auf 100 durchführen und schließlich den Wareneingang auf "manuell erledigt" setzen.

Kopieren von

Beim Kopieren von wird der gewählte Beleg 1:1 in den neuen Beleg übernommen. Hierbei können Sie über Programmabfrage nach der Belegauswahl entscheiden, ob der Beleg komplett oder nur dessen Positionen kopiert werden sollen. Dabei ist es möglich, in der unteren Tabelle die Positionen einzeln oder durch Mehrfachauswahl zu markieren und zusätzlich in der Spalte "Sollmenge" die Menge zu ändern.
Außerdem können Sie beim Kopieren eines projektbezogenen Belegs wahlweise die Projektnummer mit übernehmen, sofern das Projekt noch nicht abgeschlossen ist.

Es können Positionen auch unabhängig von der Belegseite (Ein-/ Ausgangsseite) kopiert werden, wobei spezifische Angaben dem Zielbeleg entsprechend neu ermittelt werden. Dazu gehören u.a. bspw. Preise und Rabatte, Provisionen, Fibu-Konten, Steuerschlüssel, Kostenstellen- und Kostenträger.

Ist das standortbezogene Arbeiten aktiviert (Standortmodul), wird beim Kopieren das Lager der Positionen entfernt, wenn es nicht dem Standort des Zielbelegs entspricht.

Siehe auch: Funktionalität in Stammdatenmasken, Funktionalität in Tabellen