Belegerfassung - Adresse

Belege / ... (Seite Adresse)

Die Seite Adresse ist in drei Bereiche geteilt:

  • Adressbereich - Angaben für den Belegkopf
  • Bereich Belegwert - Netto, Steuer, Brutto, Total
  • Statusbereich - variiert entsprechend Belegtyp

Adressbereich

Adresse oder abweichende Lieferadresse

Die Adressangaben werden je nach aktiver Überschrift als Belegadresse oder als abweichende Lieferadresse erfasst bzw. angezeigt.

Die aus den Stammdaten übernommenen Adressdaten können beliebig überschrieben werden.
In den Mandanteneinstellungen können Sie über eine Feldzuordnung festlegen, welche Felddaten der Personenstammdaten in die Adressfelder des Beleges übernommen werden sollen.

Klick auf neben Adresse: Die Belegadresse wird in die Lieferadresse übernommen.

Klick auf  neben abw. Lieferadresse: Auswahl aus in Stammdaten oder Belegen erfasster Adressen:

  • Lieferadresse des Kunden/Lieferanten/Interessenten
  • Lieferadresse aller Kunden
  • Kundenadressen
  • Lieferadressen aller Lieferanten
  • Lieferantenadressen
  • Lieferadressen aller Interessenten
  • Interessentenadressen
  • Lieferadressen aller Belege

Ist in den Stammdaten eine Standardlieferadresse hinterlegt, wird diese automatisch mit in den Beleg übernommen.

Kontaktadresse

Wählen Sie aus den hinterlegten Kontaktadressen einen Verantwortlichen als Ansprechpartner aus. Die beim Kunden hinterlegte Standardkontaktadresse wird automatisch in den Belegkopf übernommen.
Soll eine eingetragene Kontaktadresse wieder entfernt werden, klicken Sie nochmals auf die Auswahl, dort auf Abbruch und bestätigen die anschließende Abfrage.

Abw. Rechnungsempf. (nicht im Vorkassebeleg Belegtyp U)
Soll der Beleg abweichend zur Belegadresse einem anderen Kunden in Rechnung gestellt werden, wird dieser in diesem Feld ausgewählt. Das Feld wird mit dem abw. Rechnungsempfänger des Kunden vorbelegt.
Bei der Übergabe des Belegs in eine Teilrechnung, Rechnung oder Gutschrift werden diese Belege automatisch für diesen abw. Rechnungsempfänger erstellt.

Schalter Bearbeitungsstatus (im Vorkassebeleg Belegtyp U immer und je Belegtyp nach Aktivierung in der Belegdefinition)
Über die Schalter kann für Belege der Bearbeitungsstatus geändert werden. Die weitere Bearbeitung, wie bspw. Übergabe oder Fibu-Export, ist damit vom jeweiligen Status abhängig. Sie erhalten darüber vom Programm eine entsprechende Meldung.

  • In Bearbeitung
    Jeder neu angelegte Beleg erhält diesen Status und kann damit nicht in einen Folgebeleg übernommen/-geben werden und erhält beim Druck nicht das "Gedruckt"-Kennzeichen. Außerdem wird er nicht bei der Sammelbelegerstellung, im Dispositionsvorschlag, beim Sammeldruck und beim Fibu-Export berücksichtigt.
  • Bearbeitung abgeschlossen
    In diesem Status kann der Beleg nicht weiter bearbeitet werden, d.h. der Status muss dazu ggf. in Bearbeitung zurückgesetzt werden. Für den Vorkassebeleg werden hierdurch die entsprechenden Vorkasseinformationen angelegt, so dass die Erfassung oder Zuordnung von Zahlungen möglich ist. Die Übernahme/-gabe in Folgebelege ist damit möglich, beim Vorkassebeleg je nach Mandanteneinstellung erst bei vollständiger oder teilweiser Bezahlung.
  • Manuell erledigt
    Sie können den Beleg manuell erledigen, bspw. wenn im Vorkassebeleg keine Zahlungen erfolgen. Für eine weitere Bearbeitung muss der Status zunächst wieder auf "In Bearbeitung" zurückgesetzt werden. Die Vorkasseninformationen zum Vorkassebeleg werden dabei gelöscht.
  • Erledigt
    Eine weitere Bearbeitung sowie Statusänderung ist nicht mehr möglich, da der Beleg vollständig übergeben/übernommen wurde.

Hinweis:

Über die Rechteverwaltung können Sie die Änderung des Bearbeitungsstatus je Belegtyp nutzerbezogen sperren.

Unser/Ihr Zeichen

Diese Angaben dienen der Nachverfolgung von Zuständigkeiten. Das Feld "Unser Zeichen" wird über das Nutzerkürzel (Angelegt von) mit den Daten aus dem Feld "Name" in der Rechteverwaltung gefüllt.

Ihr Auftrag/Lieferbeleg-Nr./vom

Bezug zum Kundenauftrag bei Ausgangsbelegen.
Bei Eingangsbelegen erfassen Sie hier die Belegnummer und das Datum Ihres Lieferanten. Die hier eingegebene Belegnummer bildet die Grundlage für die Verwaltung der Offenen Posten und wird in die OPBeleg-Nummer übernommen. 
In der Beleghistorie beim Kunden/Lieferanten können Sie diese Eingabe unter Fremdbeleg mit anzeigen lassen.

Hinweis:

In den Mandanteneinstellungen können Sie die Prüfung auf bereits verwendete Lieferbelegnummern aktivieren.

Projekt

Dieses Feld zeigt die Projektnummer an, wenn der Beleg zu einem Projekt erstellt wurde. Unterhalb dieses Feldes wird zusätzlich angezeigt, ob es sich um eine Teil-, Abschlags- oder Schlussrechnung handelt.

Statusbereich

Der Statusbereich zeigt weitere Informationen zum ausgewählten Beleg, die teilweise rot dargestellt werden, wenn bspw. Fälligkeiten überschritten sind, kein oder ein negativer Erlös erzielt wurde oder der Mindestumsatz / -bestellwert des Kunden/Lieferanten nicht eingehalten wurde.
Indem eine Information markiert wird, erscheinen Schaltflächen in der Statuszeile des Statusbereiches. Damit lassen sich der Status ändern bzw. weitere Aktionen starten. 

  • basierend auf Vertrag - nur bei Wartungsrechnung
    Zeigt die Belegnummer des Wartungsvertrages an, wenn der Beleg über Vorschlagsliste aus einem solchen generiert wurde. Über "Anzeigen" können Sie den zugehörigen Wartungsvertrag öffnen.
  • RMA-Vorgang
    Zeigt die Nummer des RMA-Vorgangs, aus dem heraus der Beleg erzeugt wurde. Über "Anzeigen" können Sie diesen aufrufen.
  • gedruckt ja/nein - bei allen Belegen
    Um bspw. eine Rechnung in die Finanzbuchhaltung zu exportieren, muss diese gedruckt sein.
    Wenn Sie den Eintrag selektiert haben, können Sie das Druckkennzeichen über "Ändern" manuell setzen bzw. über "Protokoll" die Historie der Belegausgabe einsehen.
  • Gewicht - bei allen Belegen
    Das Gesamtgewicht aller Positionen, sofern dies in den Artikelstammdaten bzw. in den Belegpositionen erfasst wurde, wird angezeigt.
  • Übernahmestatus offen/erledigt - bei allen Belegen, die in Nachfolgebelege übergeben werden können
    Solange nicht alle Positionen in Nachfolgebelege übernommen wurden, behält der Beleg den Übernahmestatus "offen". Es wird an dieser Stelle die Summe aller noch nicht vollständig übernommenen Belegpositionen angezeigt.
    Sie können Belege über "Ändern" auch manuell auf "erledigt" setzen (nicht wenn Bearbeitungsstatus aktiv).
    Damit wird der Status noch nicht (vollständig) übernommener Positionen auf "manuell erledigt" gesetzt. Für lagernde Belege werden die Reservierungen, Bestellungen und gepackte Mengen automatisch zurückgesetzt. 
    Änderungen können jederzeit, außer beim Packzettel, rückgängig gemacht werden.
  • Erlös - nur bei Ausgangsbelegen
    Die Anzeige des Belegerlöses kann mit der Sperre der Option "Deckungsbeitrag ausweisen" in der Rechteverwaltung für bestimmte Nutzer unterdrückt werden.
  • Offen Vorkasse / Zahlung vom - bei Vorkassebelegen
    Zeigt zum Vorkassebeleg den noch zu zahlenden Betrag und die bereits erfolgten/zugeordneten Zahlungen, wenn dieser sich nicht mehr im Status "in Bearbeitung" befindet.
    Durch Markierung der Zeile "Offen Vorkasse" erscheinen die Schalter "Zahlung" (nicht in einem direkt- oder per COM an die Fibu gekoppelten Mandanten) und "Zuordnung", über die Sie Zahlungen erfassen oder erfasste Zahlungen zuordnen können.
    Durch Markierung der Zeile "Zahlung vom" erscheint der Schalter "OP-Info", über den die Maske "Offener Posten" für die zugeordnete Zahlung angezeigt wird. Hierin können Sie u.a. dem Zahlungs-OP weitere Vorkassebelege zuordnen oder die Zuordnung der Zahlung rückgängig machen.
    Nicht verbuchte Zahlungen aus dem Bankassistent werden gesondert ausgewiesen.
  • fällig zum / zusammengefasst / nicht verbucht / bezahlt / erledigt am - bei allen Umsatzbelegen (bspw. Rechnung, Gutschrift, Eingangsrechnung)
    Zeigt den/die Fälligkeitstermin/e des Beleges an, ob dieser bereits bezahlt oder angezahlt bzw. ob der offene Posten mit anderen OP's zusammengefasst wurde. Die Anzeige "Nicht verbucht" erscheint bei einem direkt- oder per COM an die Fibu gekoppelten Mandanten. In diesem Fall wird der OP erst beim Fibu-Export erzeugt.
    "OP-Info" bringt Informationen über Zusammenfassung und Ausgleich.
    "Zahlung" öffnet die entsprechende Maske. Es ist auch eine Teilzahlung möglich - gekennzeichnet mit "(angezahlt)".
    "Ausgleich" startet den OP-Ausgleich.
  • x. Mahnung fällig zum - bei Umsatzbelegen (Teilrechnungen und Rechnungen)
    Mahnstufe und nächster Fälligkeitstermin.
    "Mahninfo" zeigt eine Mahnliste.
    "Rücknahme" kann die Mahnung zurücknehmen.
  • Fibuexport - bei allen Umsatzbelegen (bspw. Rechnung, Gutschrift, Eingangsrechnung)
    Zeigt das Datum des Fibu-Exports an. Es ist dabei unerheblich, ob der Export über Direktexport oder über einen externen Export (Stapel, DATEV usw.) erfolgte.
    Belege können nach dem Export in die Finanzbuchhaltung nicht mehr verändert werden.
    Mit den entsprechenden Schaltern können Sie den Beleg per Direktexport in die Fibu exportieren, den Export löschen sowie eine Buchungsliste zum Beleg anzeigen lassen.
  • EDI-Status Mosaicexport (offen/versandbereit/versendet)
    Zeigt den Status für den Daten-Export (EDIFACT, Mosaic) an.
    Nach Selektion des Eintrages können Sie über "Ändern" in einen anderen Status wechseln.
  • Mindestumsatz / -bestellwert - in Ausgangs- und nichtlagernden Eingangsbelegen
    Anzeige des beim Kunden bzw. Lieferanten hinterlegten Mindestumsatzes / -bestellwertes in Leitwährung, wenn dieser im Beleg nicht erreicht ist.
  • Umlagerung
    Zeigt die Belegnummern der zum Beleg erzeugten Umlagerungen an. Über "Anzeigen" können Sie den zugehörigen Umlagerungsbeleg öffnen.